サラリーマンって無駄な会議が多いですよね。
会議の目的がわからない会議が多い。ただ淡々と時間が過ぎていく会議。会議することが目的になっている会議。うんざりです。我がコンサル会社も一昔前まではそういうの結構ありました。
議事録の目的
何のために議事録って残すの？私が思っている議事録の必要性は、
- 決定事項って何だったっけ？
- やるべき作業って何だったっけ？
- どういう経緯でこれって決まったんだっけ？
これを残して関係者と認識を合わせる事です。
最低限残すべきは、決定事項とToDo
クライアントとの会議では、言った言わないというやり取りで訴訟になることも少なくはありませんが、議事録に明確に記載して内容を合意することで、言った言わないという議論を減らす効果があります。
そのために議事録に書き残す必要があるのは、決定事項とToDoです。
課題が無ければ会議は不要
議事録で必要なのは、決定事項とToDoです。それらを合意するに至った経緯がわかる情報は付加情報として掲載した方が良いですが、基本的に必要なのはこの、決定事項とToDoです。ToDoはいつまでに誰が対応するのかも重要な情報になります。
では、決定事項とToDoを決めるというのがどういうことかというと、皆で集まって決めなければならない課題があるという状況だと思います。
クライアントと協議して決めなければならない課題があるときに関係者を集めて課題解決のための議論を行います。
決定事項とは
決定事項とは課題を解決する決め事の合意事項です。課題をクリアするために守らなければならない事項をクライアントと合意したことを示します。
逆に言うと、この決定事項を遵守しなければ課題が浮き彫りになってしまうということを意味するので、会議に参加した人以外にも関係者にはすべからく周知が必要になります。
ToDoとは
一方でToDoとは、
- 課題を解決するために取るべき行動
- 課題解決の糸口を探すための行動
２点あげましたが、同じ意味です。課題解決のためのアクションになります。決定事項に基づいてとる行動もありますが、課題を解決するために必要な行動ということもあります。いずれも、課題解決に向けての行動としては同じです。
議事録の書き方
会議の目的が決まっていれば、それを解決するための決定事項とToDoが分かればそれ以上の方法を議事録に残す必要はありません。
どのような様式で記載するかは会社やプロジェクトで様々なので決まったものはありませんが、会議をする目的が同じであれば、書く内容は基本的には同じになると思います。
議事録はどれくらいこまかく書く？
行政の会議の議事録は、参加者の発言を一字一句違うことなく記載するような議事録を見かけますが、個人的には時間の無駄かなって思います。おそらく決定事項はその中のほんの一部の情報だけなので、それを探し当てるのも宝探しのごとく難しい作業だと思います。
どうせマスコミに公開しろって言われたら、ほぼ黒塗りにして出しているんだから意味ないのに・・・
ゆえに、事細かに参加者の発言を書き留める必要ってないです。
必要なのは、決定事項とToDoです。そして、ヘッダ情報として、会議の目的と課題が記載されていれば議事録としては必要十分なのです。
時系列に並べるのも無意味
時系列に会話を残す必要もない。
会議は事前に何を話しするかアジェンダが決められています（はずです!!）。しかし、アジェンダに合わせて会議を進めても、話の方向性は常に変わるから初めの議題の会話が打ち合わせ終盤に再度話されることもあるし、無意識に後ろの議題で話す内容を冒頭で話すこともあります。
議事録の担当者は、それらを話した順番につらつらと記載する人がいますが、文字にして確認すると、話が飛びまくってて何の話をしているのかわからなくなります。
ポイントは、テーマごとにまとめて議事録を書く事です。会議の中で交わされる会話はみんなが規則正しくアジェンダに従って発言することはなく、前のアジェンダに戻ったり、次のアジェンダに関する意見を言ったり様々です。議事録は、その通りに書くのではなく、同じテーマの議論は1箇所にまとめてしまいます。
最終的には上位権力者の言いなりになる議事録
でも。絶対的正解があるわけではありません。
書き方の好みはクライアントや上司の経験によって変わってくるので、みんなが欲しがってるコンテンツを把握した上で書く内容、記載レベルをコントロールできるようになるのが良いと思います。
そして、議事録の記載が多いと仕事した気になる人もいるので、いらない発言も残そうって言う権力者もいます。自分は議事録書かないですから・・・。しかもレビューもしないでしょう。。
議事録担当者は一人で頑張り過ぎない事
だから、議事録担当にはならないのが賢明です。万が一なってしまったら、録音して自分で何度も会議の内容聞きなおして頑張って文字に起こして議事録にまとめ上げる。。
そんなことやってたら、本当にやらなければならない仕事が全然できなくなってしまいます。
でも、決定事項とToDoは自分のためにも会議でしっかり把握する訓練はした方が良いです。それ以外の細かい記載については、自分のチーム内の上司含めた参加者にお伺いして追記していく方法をとって一人で頑張り過ぎない事が重要です。
皆の協力をもらって、自分の力量以上に頑張り過ぎないのがなんちゃってコンサルタントの生きる道です。
その内AIが議事録担当する時代が来ます
でも、録音しておいて、後から整理すれば良いのでそんなに張り切る必要はないですよね。それにそのうち議事録取るAIもすぐに登場するでしょう。
ブレストだって言いながら最終的にまとめない会議
最後に、一時期はやっていたブレストについて。
会議の目的は何ですか？アジェンダは？って聞くと、今日はブレストしますか。って・・・。そもそもブレストってなんでしたっけ？
なぜ突然ブレストの話？？
ブレストも会議の一つですけど、会議として成り立っていないケースが多かったので、少しだけブレストについて解説しようかと思いました。
ブレストとは
ブレスト。それは、そなわち「ブレインストーミング」の略です。なんかちょっと響きが良くって、「ちょっとブレストに付き合ってくれませんか」が少し前に社内のトレンドになってました。
カジュアルな依頼がおしゃれだなって感じているんでしょうね。目的もあいまいで、ただただ雑談して終わっちゃうってのも結構あります。
ブレストにも目的はあるしアウトプットは必要
ブレストは目的ではなく手段です。課題やそのソリューションが一人では導き出せずに悩んでいるときに活用します。ブレストは、屈託のない意見を出し合って目的を達成するアクションです。
だから、目的もあって、アウトプットも明確にして終わらせてこそブレストをした意味ができるのです。目的がないまま目的探しのブレストをしていることが非常に多いって感じています。
意味のあるブレストなら議事録は取るべき
議事録ってあとから会議の内容を振り返って、会議の内容を思い出せる情報が詰まっている必要があります。
だから、ブレストで集められたメンバの気持ちや意見を記録するという意味でも議事録はあった方が良いです。でも、あまりにかしこまったレイアウトで議事録を作成する必要はありません。
ブレスト中にホワイトボードに書きなぐったメモを写真で取るだけでも十分です。ブレストでの議事録の目的は、何かしら記憶をたどる手段となって、議事録としての役に立ちます。