準備が超重要!!プレゼンの苦手なコンサルタントが心掛けること

コンサルの仕事

プレゼンが苦手な人って意外と多いです。マネージャのプレゼンに参加すると、なんでこんなに上手く話せるんだろう。自分はこんなに堂々と話せるようになるのかって、自信を喪失すること多いよね。

でも、プレゼンが上手い人もそれなりに緊張してるし、プレゼンが終わると多くの場合は反省します。

  • あそこでこう切り返せばよかった。
  • あの発言は余計だった。
  • 次はあの説明を入れてみよう

などなど。いくらでも改善の余地は見つかります。それでも、なんとかプレゼンをできているのは、事前の準備をしっかりやっているからです。上手いプレゼンやってる人に聞くと、いろいろは準備をしています。

初めはうまくできないのが当たり前です。

振り返って次に生かすという気持ちが何より重要ですね。

プレゼンを成功させるのは準備と振り返り

プレゼンの準備が出来ていざ発表となっても、堂々と話すことができずガッチガチに緊張していて自分が上手く話せているかわからなくなることもあると思います。

場数を踏めば慣れてくるよって、特に緊張しない為のノウハウなどを教えてくれることもなく体育会系の上司に丸投げされると、いつまでたってもプレゼンの苦手意識は解消しないものです。

特に、若手のプレゼンターほど、経験値が少ないので、緊張するのは仕方のないことで、場数を踏めば慣れるよって片付けられてしまいますが、実際はプレゼンの前の準備をすることである程度緊張をほぐす事が出来ます。

プレゼン中の心がけ

何でプレゼンで緊張するんだろう?って振り返ったのですが、理由の一つに

プレゼンする側なので聞き手よりも詳しくないといけないのである

という思いが強くあるにもかかわらず、

・質問に答えられなかったらどうしよう。

・レベルが低く、薄っぺらい内容のプレゼンだって思われたらどうしよう

という不安を抱えながら、プレゼンをしていることがあるためでした。これを解消するためにすることって何だろうって考えましたが、意外とシンプルです。

この2点が重要ですね。

  • 事前準備をしっかりと行う。
  • プレゼン終了後の振り返りを行う。

事前準備をしっかりすることで、大抵の質問に対する答えを用意しておけますし、プレゼン終了後に反省点の有無などの振り返りをすることで次回のプレゼンの肥やしとなり自分の成長を実感する事が出来ます。

万能じゃない自分を自覚すること

それともう一つ重要なのは、

自分よりこのテーマに詳しい人は世の中に腐るほどいるし、このプレゼン参加者にも大勢いる

これを自覚することです。どれだけ準備をして情報集めても、答えられない質問が出てくることは避けられませんが、そんな時は、持ち帰って確認してから回答します。って言えばよいだけだって割り切ってしまうことです。

この開き直りは非常に重要です。そしてプレゼンの場で一度体験すると耐性がつくのでプレゼンに対する苦手意識はほぼなくなると思います。

プレゼンで必要な事前準備

事前の準備なしでプレゼンを成功させる人なんてほとんどいないって思ってください。いつもスマートにプレゼンを終わらせている先輩でも事前の準備は行ってはいません。

私の経験では、次の3つは確実に必要な準備です。

準備1:目的とゴールを明確にする

当たり前ですが、プレゼンの目的とゴールを明確にします。相手に何を伝えたいのかこれが自分の中でクリアになっていなかったら、それを明確にするのがまず第一にやるべき準備です。

このプレゼンで何を伝えたいのか、そして、聞き手がどんな気持ちになるのか、次のアクションをどうするべきなのかが明確になるようなプレゼンの目的とゴールを明確にします。

自分が理解や納得をしていない事を人に納得してもらう事なんて無理なので、まずは自分の中で伝えるべき内容やゴールを整理する必要があります。

準備2:伝える順番と内容を整理する

日本の教育では文章の書き方を「起承転結」で書くって教わっていますが、コンサルのプレゼンでは、「起結承結」になります。

【起】冒頭のあいさつ、 アイスブレイクなど、
聞き手にプレゼンを聞く状態を作るパート
【結】結論は早いタイミングで聞き手に伝えます。
そこで聞き手の興味を引きます。
【承】結論に至った納得のいく根拠を伝えます。
【結】改めて結論を繰り返します。
再度結論を伝えることで聞き手に強く印象付けます。

プレゼンを聞く人は、テーマを事前にわかって聞きに来ているので先に結論を出すことで、より強い興味を持ってもらう事が出来ます。起承転結の流れは、小説やドラマなど、物語の展開に用いられる手法で、ストーリの中から視聴者が結論を想像する楽しみがありますが、プレゼンテーションでは、視聴者はさっさと結論を知りたがります。PREP法と呼ばれている文章作成技術と同じですね。

PREP法とは「Point(結論)」、「Reason(理由)」、「Example(実例・具体例)」、「Point(結論)」の順で書く文章作成術ですが、コンサルのプレゼンでも同じような構成で資料を作られることがあります。

似たようなプレゼンに使える構成としては、SDS法ってのもあります。起承転結で置き換えずらいのですが、 「Summary(要点)」、「Details(詳細)」、「Summary(要点)」 の順にプレゼンを構成します。

どっちの構成でプレゼンを進めるのが良いのですか?

プレゼンの内容によります。ある程度聞き手が結論や要点を想像できるケースではSDSの方がよいと思います。理由を伝えて納得してもらいたい場合はPREP法ですね。

準備3:情報収集

いきなりパワーポイントで資料を作成し始める人もいますが、色合いや図の配置などの見た目を気にしはじめることもあり、伝えたいポイントがぼやけてしまう可能性があるので、パワーポイントでの資料作成の前に、ノートに手書きでメッセージを箇条書きに書き出すとよいと思います。

そこですべての情報を資料に落とすのではなく、自分が伝えたい目的・ゴールに直結する内容のみ抽出して、それをパワーポイントに落とし込むことで、余計な情報を省いた資料が作成できるはずです。パワポの作り方は別の機会にご紹介します。

また、メッセージを紙に書き出すことで、そのメッセージに対する新たな疑問や自問自答して追加で調べておいた方が良い情報なども思いついてくるのでどんどん肉付けしていきましょう。資料には落しませんが、プレゼンの中で出てくる質問に耐えるだけの情報として事前に整理しておきます。

プレゼンで話す内容がどれだけ自分の専門分野であっても、準備不足だと、答えられない質問が飛んでくることがあります。それを防ぐためにもパワポに書き出してプレゼンで話す内容の1.5倍の情報を収集しておくと、プレゼンの中で出てきた質問に対して、回答する事が出来ると思います。

準備4:声に出してシミュレーションする

資料を作ったら、プレゼンで話す内容を事前に声に出してシミュレーションします。まずは一人で、実際のプレゼンの場を想像して話してみます。伝えるべきメッセージやキーワードが適切なタイミングで説明できているかなどのチェックをしながら資料を修正します。

ある程度一人で整理出来たら、同僚または上長の時間をもらって、プレゼンの練習をして想定問答などもしてもらうとさらに効果的です。

プレゼンは基本的に資料に沿って発表するので、資料がロジカルに構成されているかを見てもらうだけでもよいと思います。プレゼン視聴者はあとから資料を見直しして要点を確認することがありますので、ロジカルに整理されていてプレゼンの内容を思い出せるような資料だと、

プレゼン後の重要な振り返り

プレゼン練習の段階を経ての本番となります。本番では、思いもよらない指摘や質問、アクシデントが起きますが、そのような状況での場数を重ね、毎回、プレゼン後に振り返り、次のプレゼンに活用することが重要なポイントとなります。

想定外は起こるものと割り切る

準備が周到になればなるほど想定外は減ります。場数が増えることでさらに減ってきます。

それでも、プレゼンに参加するクライアントは毎回異なり、さまざまな職位の人や、色々なケイパビリティの人が参加します。そこでは、自分が想定できていなかった質問が出ることもありますので、答えられずに持ち帰りの宿題になることもあると思います。

答えられないような、事前準備で想定できない質問は、自分の成長の糧となると考えて、プレゼンを楽しめればよいと思います。その為にも、事前の準備をしっかりして、ここまで準備したのだから大丈夫だと思えるだけの準備をすることが重要ということです。

資料の理由と詳細を振り返る

質問が発生する多くは根拠に対する反対意見があります。ここが感情的表現だったり、網羅性に欠ける情報だと突っ込みを受けてしまうケースがおおくなり、結論に対する説得力が弱くなってしまいます。

事前のシミュレーションでは気づきずらくても一度プレゼンを行って気持ちが楽になった時にこそ新たな改善ポイントが見えてくることは往々にしてありますので、プレゼン後の振り返りというのは非常に重要な取り組みです。

なんちゃってコンサル20年生はハッタリを活用

ここまで書いたプレゼンの事前準備と振り返りは、私が若かりし頃、プレゼンがちょうど下手で、悩んでいた頃に、当時より尊敬してやまない先輩コンサルタントから聞いた内容です。

年を重ねるごとに期待値が上がり準備の重要性を感じる日々

私が全て実践しているわけではありませんでしたが、事前の準備と振り返りはかなり重要だと感じることが増えています。年を重ねることに経験値が上がっていると思われて、期待値もあがっているので、薄っぺらいプレゼンだとなんちゃってコンサルだこいつって見透かされちゃいますから・・。

持ち返らずにその場をしのぐハッタリ術

そこで、答えられない質問が来たときは、持ち返って調べてから連絡しますでも良いですが、ある程度予想が立てられるものについては、

明確な回答ではないのですが、私の経験した別のプロジェクトでは・・・・というケースがありました。

と私の経験談に置き換えて話をしちゃいます。クライアントは過去の別のプレジェクトでの事例というのを非常に気にするので、これが自分の会社でも通用するかどうかは別として、一つの実績として受け入れます。

というか、受け入れざるを得ないですよね。過去の別のクライアントって、守秘義務もありクライアント名も出せませんし、それが事実かどうかを確認する術はありません。そして、過去にそんなプロジェクトを経験した実績もある人なんだ。って経験豊富なコンサルタントとして見てもらう事もできるので、割とこの切替しには助けられています。

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